Auf der Bühne zu spielen, gehört zu den größten Freuden eines Musikers. Doch bevor man den Nervenkitzel eines Live-Auftritts genießen kann, muss man eine (etwas weniger rock’n’rollige) Phase durchlaufen: die Organisation. Einen Veranstaltungsort finden, die Technik organisieren, den Saal füllen … Seien wir ehrlich: Das erfordert schon ein bisschen Arbeit.
Aber es gibt eine gute Nachricht:Die Organisation eines Konzerts ist nicht nur den Profis aus der Eventbranche vorbehalten! Egal, ob Sie Solomusiker, in einer Band spielen oder einfach nur Musikliebhaber sind – es ist durchaus möglich, ein eigenes Konzert auf die Beine zu stellen. Man muss nur die einzelnen Schritte im Voraus planen und die klassischen Fallstricke vermeiden (wie zum Beispiel am Tag des Konzerts festzustellen, dass der Saal keine Beschallungsanlage hat…).
Wer kann also ein Konzert organisieren? Was muss man im Vorfeld beachten? Welche Vorschriften müssen eingehalten werden? Wir geben Ihnenalle wichtigen Informationen für ein erfolgreiches Konzert ohne Pannen.
Wer darf ein Konzert veranstalten?
Die Musiker selbst: Wollt ihr vor Publikum spielen, ohne darauf zu warten, dass ihr eingeladen werdet? Organisiert euer eigenes Konzert! Ihr habt alles selbst in der Hand: den Veranstaltungsort, das Programm, die Atmosphäre.
Vereine und Kollektive: Viele Musikveranstaltungen werden von Vereinen organisiert. Wenn ihr Teil eines Kollektivs seid, ist esoft einfacher, Zugang zu Veranstaltungsorten, Fördermitteln und einem Netzwerk von Musikern zu erhalten.
Professionelle Veranstaltungsorte und Veranstalter: Manche Veranstaltungsorte stellen ihr Programm selbst zusammen und suchen nach Künstlern. Wenn Sie auftreten möchten, zögern Sie nicht, Bars, Konzertlokale oder Kulturzentren zu kontaktieren, um ihnen ein Projekt vorzuschlagen.
🤝 Allein oder im Team?
Das hängt ganz von Ihren Ambitionen ab. Ein kleines Konzert in einer Bar lässt sich alleine (oder mit einem motivierten Freund) organisieren. Wenn Sie jedoch eine richtige Bühne mit Tontechnik, Beleuchtung und Ticketverkauf planen, sollten Sie sich besser ein paar Helfer an die Seite holen (Techniker, Kommunikationsfachleute, Freiwillige …). Die Idee ist, nicht alles auf eigene Schultern zu nehmen. Auf der Bühne zu spielen und gleichzeitig die Veranstaltung zu organisieren, ist eine Herausforderung. Also: Umgib dich mit den richtigen Leuten!
Wie organisiert man ein Konzert?
1. Das Budget verwalten
Die Organisation eines Konzerts ist mit Kosten verbunden, und man sollte besser nicht schon vor dem Auftritt pleite sein. Hier sind die zu erwartenden Ausgabenposten:
Die Anmietung der Räumlichkeiten: Bei manchen Sälen wird ein Festpreis verlangt, andere verlangen einen Prozentsatz der Eintrittsgelder oder der Barumsätze.
Die technische Ausrüstung: Falls der Saal keine Ton- und Lichtanlage bereitstellt, müssen diese gemietet werden (oder man muss einen Tontechniker mit eigener Ausrüstung finden!).
Kommunikation: Plakatdruck, Online-Werbung, Flyer … Schon ein kleines Werbebudget kann einen großen Unterschied machen.
Die Gagen der Künstler und Techniker: Wenn Sie weitere Musiker einladen oder Techniker benötigen, sollten Sie deren Vergütung einplanen.
Die Nebenkosten: Unterkunft, Verpflegung, Transport … All das kann sich schnell summieren.
💰 Wie finanziert man ein Konzert?
Wenn Ihr Budget begrenzt ist, finden Sie hier einige Lösungen:
Ticketverkauf: Durch den Vorverkauf lassen sich bereits vor dem Veranstaltungstag Mindestumsätze sichern.
Sponsoring und Partnerschaften: Lokale Marken oder Geschäfte könnten daran interessiert sein, die Veranstaltung im Gegenzug für mehr Sichtbarkeit zu sponsern.
Zuschüsse und Fördermittel: Bestimmte Gemeinden oder Kulturvereine können finanzielle Unterstützung gewähren.
Crowdfunding: Wenn Sie über eine Crowdfunding-Plattform Ihre Community um Unterstützung bitten, lässt sich ein Teil der Kosten decken.
Erstellen Sie einen realistischen Kostenvoranschlag und planen Sie immer einen kleinen Spielraum für Unvorhergesehenes ein. Ein Kabel, das nachgekauft werden muss, ein Plakat, das neu gedruckt werden muss – das kommt öfter vor, als man denkt!
2. Den richtigen Raum finden
Alles beginnt mitder Wahl des Veranstaltungsortes. Und hier darf man auf keinen Fall überstürzt handeln! Bevor Sie von einem bis auf den letzten Platz gefüllten Olympia träumen, sollten Sie sich die richtigen Fragen stellen:
Was ist die ideale Größe für Ihr Publikum? Ist es zu klein, müssen Sie Leute abweisen. Ist es zu groß, kann die Atmosphäre kühl wirken.
Welche Atmosphäre möchten Sie vermitteln? Ein Folk-Konzert in einem alten Theater? Zauberhaft. Ein Punk-Konzert in einem viel zu schicken Saal? Weniger stimmig.
Verfügt der Saal über eine gute Akustik und eine angemessene Beschallungsanlage? Ist vor Ort Equipment vorhanden oder müssen Sie alles selbst mitbringen? Manche Veranstaltungsorte sind speziell für Live-Musik ausgelegt und verfügen über eine gute Beschallungsanlage sowie einen Tontechniker vor Ort. Bei anderen muss zusätzliches Equipment gemietet werden.
Ist der Veranstaltungsort mit öffentlichen Verkehrsmitteln und für Menschen mit eingeschränkter Mobilität erreichbar? Ihre Zuschauer müssen problemlos anreisen können. Denken Sie an die Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr, die Parkmöglichkeiten und die Barrierefreiheit für Menschen mit eingeschränkter Mobilität.
Besichtigen Sie den Saal im Vorfeld, um sich einen Überblick zu verschaffen und den technischen Bedarf einzuschätzen. Es gibt nichts Schlimmeres, als am Tag der Veranstaltung festzustellen, dass eine Steckdose ungünstig platziert oder die Bühne zu eng ist. Prüfen Sie jedes noch so kleine Detail. Ein guter Veranstaltungsort ist oft sehr gefragt, planen Sie also vorausschauend und reservieren Sie rechtzeitig!
Der Rat von Marin Fauvel – Musiker: „In einem kleinen Lokal zu spielen, kann eine echte Herausforderung sein. Man muss genau prüfen, ob die ganze Band dort Platz findet und ob sich das Equipment problemlos transportieren lässt. Außerdem muss man in Großstädten auf die Lärmbelästigung achten. Leider dürfen viele Bars beispielsweise kein akustisches Schlagzeug mehr verwenden. Das ist also ein wichtiger Aspekt, den man bei der Wahl des Veranstaltungsortes berücksichtigen muss.“
🎸 Welche Arten von Veranstaltungsorten kommen für Ihr Konzert in Frage?
Clubs: Ideal für rockige Konzerte, mit intimer Atmosphäre und garantiert vollem Sound. Oft mit Ton- und Lichttechnik ausgestattet.
Vereinsräume: Ideal für unabhängige oder alternative Konzerte. Oft zu einem erschwinglicheren Preis, aber prüfen Sie die verfügbare Ausstattung.
Konzertbars: entspannte Atmosphäre, ideal für kleine Akustik-Sets oder erste Auftritte. Achten Sie auf die Lautstärke, wenn sich die Bar in einem Wohngebiet befindet.
Öffentliche Plätze (Parks, Plätze usw.): Ideal für Open-Air-Konzerte, allerdings sindGenehmigungen* erforderlich und technische Anforderungen zu beachten (Stromanschluss, Beschallungsanlage).
*je nach Stadt und Gemeinde
3. Ein starkes Team aufbauen
Auch wenn Sie ein echter Allrounder sind:Ein starkes Team für die Organisation Ihrer Konzerte ist der Schlüssel zum Erfolg (und erspart Ihnen eine Menge Stress). Passen Sie Ihr Team an Ihr jeweiliges Projekt an.
Der Technische Leiter: Er ist der Maestro für Ton und Licht. Er sorgt dafür, dass die Beschallung einwandfrei funktioniert, die Mikrofone einwandfrei arbeiten und die Abmischung richtig eingestellt ist.
Der Veranstaltungskoordinator: Er kümmert sich um den Zeitplan, die Reihenfolge der Auftritte der Künstler und unerwartete Ereignisse in letzter Minute. Kurz gesagt: Er ist der Dirigent hinter den Kulissen.
Der Kommunikationsbeauftragte: Seine Aufgabe? Für Besucher sorgen! Er kümmert sich um die sozialen Medien, die Plakate und die Kontakte zur lokalen Presse.
Empfang und Kartenverkauf: Das sind die ersten Gesichter, die Ihr Publikum zu sehen bekommt. Sie kümmern sich um den Einlass und den Merchandising-Verkauf und sorgen schon bei der Ankunft der Zuschauer für eine gute Stimmung.
Die Freiwilligen: Unterschätzt ihre Bedeutung nicht! Ob beim Auf- und Abbau oder als helfende Hand vor Ort – sie sind oft unverzichtbar. Freunde, Bekannte aus der Musikszene, Vereinsmitglieder … Ihr werdet überrascht sein, wie viele Menschen bereit sind, mit anzupacken.
4. Administrative Angelegenheiten regeln
Ein Konzert zu organisieren, ist auch (und vor allem) eine Frage des Papierkrams. Das macht zwar weniger Spaß als der Soundcheck, ist aber genauso wichtig, um böse Überraschungen zu vermeiden.
Die Genehmigungen
Wenn Sie ein Open-Air-Konzert (auf einem Platz, in einem Park oder auf der Straße) planen, benötigen Sie eine Genehmigung des Rathauses. Denken Sie daran, Ihren Antrag mehrere Wochen im Voraus zu stellen. Was private Veranstaltungsorte oder Bars betrifft, so sind diese in der Regel bereits ordnungsgemäß zugelassen, aber vergewissern Sie sich dennoch, dass alles in Ordnung ist (Schanklizenz, Genehmigung für Konzerte usw.).
Urheberrecht und SACEM
Wenn Sie Coverversionen oder urheberrechtlich geschützte Stücke spielen, müssen Sie Ihr Konzert bei der SACEM anmelden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Autoren und Komponisten der gespielten Stücke vergütet werden.
Wie geht das?Füllen Sie ein Online-Formular auf der Website der SACEM aus.
Kosten?Diese variieren je nach Größe der Veranstaltung und den Ticketpreisen.
Versicherungen und Sicherheit
Haftpflichtversicherung: unverzichtbar zur Deckung von Sachschäden oder möglichen Unfällen.
Sicherheitsplan: Sehen Sie bei Großveranstaltungen entsprechende Sicherheitsvorkehrungen vor (Notausgänge, Sicherheitspersonal usw.).
Verträge und Honorare
Künstlerverträge: Selbst unter Freunden verhindert ein klarer Vertrag Missverständnisse bezüglich Gage, Arbeitszeiten usw.
Vergütung: Wenn Sie Künstler oder Techniker bezahlen, prüfen Sie die gesetzlichen Verpflichtungen (Honorarabrechnungen, Meldungen an die URSSAF usw.).
5. Die Technik vorbereiten und auf Unvorhergesehenes vorbereitet sein
Ein gutes Konzert zeichnet sich vor allem durch einen klaren Klang und eine gut abgestimmte Beleuchtung aus. Und dafür müssen (viele) technische Details geplant werden.
Der Ton: Vergewissern Sie sich, dass der Saal über die erforderliche Ausrüstung verfügt (Lautsprecher, Mikrofone, Mischpulte, Monitorlautsprecher). Andernfalls muss diese gemietet werden. Sobald die Ausrüstung in Ordnung ist, sollten Sie einen guten Tontechniker hinzuziehen, um eine gute Tonqualität zu gewährleisten. Und vor allem: Planen Sie vor dem Konzert ausreichend Zeit für den Soundcheck ein. Dies ist ein unverzichtbarer Schritt , um die Lautstärken einzustellen, die Monitorlautsprecher zu überprüfen und sicherzustellen, dass alles funktioniert.
Konzerte und Proben: Wie kann man als Musiker seine Ohren schützen?
Die Beleuchtung: Spots, Scheinwerfer, Lichteffekte … Auch hier sollten Sie prüfen, ob der Saal entsprechend ausgestattet ist. Wenn Ihr Konzert eine gewisse Größe hat, kann ein Lichttechniker entscheidend dazu beitragen, eine dynamische Atmosphäre zu schaffen.
Technische Pannen: Denn ein Kabel, das den Geist aufgibt, oder ein Mikrofon, das rauscht – das passiert immer dann, wenn man es am wenigsten erwartet. Stellt ein Notfallset bereit: Ersatzkabel, Batterien, Adapter, Ersatzmikrofone … Und überprüft vor dem Konzert alle Anschlüsse. Da man nie ganz sicher sein kann, plant einen Plan Bein: Was tun, wenn der Strom ausfällt? Wenn ein Verstärker den Geist aufgibt? Haltet schnelle Lösungen parat.
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Der Bühnenplan: Erstellen Sie eine Skizze der Bühne und geben Sie an, wer wo steht und wo die Instrumente, die Mikrofone und die Monitorlautsprecher platziert werden. Leiten Sie diesen Plan an den Ton- und Lichttechniker weiter, um am Tag der Veranstaltung Zeit zu sparen.
Marvin Fauvels Tipp für eine optimale Organisation: „Um sich gut zu organisieren, gibt es nichts Besseres als Checklisten, vor allem, wenn man in mehreren verschiedenen Bands spielt. Je nachdem, in welchen Bands ich gerade spiele, erstelle ich eine Checkliste mit der Ausrüstung, die ich mitnehmen muss, um sicherzugehen, dass ich nichts vergesse. Es ist mir schon einmal passiert, dass ich mehr als zwei Stunden von zu Hause entfernt gespielt habe und die Netzkabel für meine Verstärker vergessen habe …“
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6. Für Werbung sorgen, damit der Saal voll wird
Ein tolles Konzert ohne Publikum? Das wäre doch schade, oder? Um zu vermeiden, dass man nur vor drei Freunden und einem Barkeeper spielt, muss manWert auf die Kommunikation legen. Man braucht kein riesiges Budget, aber eine gute Strategie kann den Ausschlag geben.
Bevor Sie mit der Werbung beginnen, sollten Sie sich folgende Frage stellen:An wen richtet sich Ihr Konzert?Rockfans, Jazzliebhaber, das lokale Publikum, Studenten? Wenn Sie Ihre Zielgruppe genau bestimmen, können Sie die richtigen Kommunikationskanäle auswählen.
Betreiben Sie lokale Öffentlichkeitsarbeit: Suchen Sie Orte auf, an denen sich Ihr Publikum aufhält (Cafés, Konzertsäle, Universitäten), und hängen Sie dort Plakate auf bzw. verteilen Sie Flyer. Nehmen Sie außerdem Kontakt zu Zeitungen, Radiosendern und Musikblogs in Ihrer Region auf. Sie können mit lokalen Geschäften oder Vereinen zusammenarbeiten, um Ihre Sichtbarkeit zu erhöhen.
Nutzen Sie soziale Netzwerke: Erstellen Sie eine Veranstaltung auf Facebook und laden Sie Ihre Kontakte ein. Bitten Sie Ihre Freunde, diese zu teilen. Veröffentlichen Sie Teaser, Ausschnitte aus den Proben und spannende Stories auf Instagram und TikTok, wenn Sie ein jüngeres Publikum ansprechen möchten.
Marin Fauvel: „Bei jedem Konzert bitten wir jemanden, ein bisschen zu filmen – entweder einen Freund oder einen Videografen, den wir engagieren. So erhalten wir frisches Material für unsere sozialen Netzwerke und können zeigen, wie unsere Live-Auftritte aussehen.“
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7. Der große Tag: für einen reibungslosen Ablauf sorgen
Der große Tag ist endlich da! Damit alles reibungslos verläuft, solltest du folgende Punkte beachten.
Früh da zu sein, ist das A und O. Planen Sie genügend Zeit ein, um die gesamte Ausrüstung aufzubauen und zu überprüfen. Auch wenn Sie bereits Tests durchgeführt haben, ist eine abschließende Überprüfung der endgültigen Klangbalance immer sinnvoll.
Teambesprechung. Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, was er zu tun hat (Empfang der Besucher, Kartenverkauf, Technik usw.). Bestimmen Sie eine Ansprechperson, um unvorhergesehene Ereignisse schnell zu bewältigen.
Empfang der Besucher. Stellen Sie Personal bereit, das den Einlass regelt, die Eintrittskarten scannt und Fragen beantwortet. Vergewissern Sie sich, dass die Notausgänge zugänglich sind und dass das Sicherheitspersonal (falls erforderlich) vor Ort ist.
Zeitmanagement. Halten Sie sich an den Zeitplan, um Verzögerungen zu vermeiden. Planen Sie Spielraum ein, um kleinere unvorhergesehene Ereignisse stressfrei bewältigen zu können.
Ein Tonproblem, eine Verspätung des Künstlers, ein vergessener Kabelanschluss? Keine Panik. Das Wichtigste ist, ruhig zu bleiben, schnell Lösungen zu finden und für gute Stimmung zu sorgen. 😉 Haltet eine Flasche Wasser griffbereit und denkt daran, tief durchzuatmen. Es ist euer Konzert, also genießt es auch!
Neigst du dazu, schnell gestresst zu sein? Unsere Tipps, um das Lampenfieber vor einem Konzert zu überwinden!
Ein Konzert organisieren: 5 klassische Fehler, die man laut dem Musiker Marin Fauvel vermeiden sollte
Selbst erfahrene Musiker tappen manchmal in die Falle von Details, an deren Überprüfung man gar nicht denkt…
🚨Die SACEM-Meldung vergessen
Wenn Sie Coverversionen oder urheberrechtlich geschützte Stücke spielen, denken Sie daran, Ihr Konzert bei der SACEM anzumelden, da Ihnen sonst Sanktionen (und eine saftige Rechnung) drohen.
🚨Die Setlist nicht anpassen
45 Minuten zu spielen, wenn man euch 1,5 Stunden abverlangt, oder in einer Rockbar einen ruhigen Song nach dem anderen zu spielen … das kann die Stimmung schnell trüben. Denkt an eine stimmige Setlist, die zur Veranstaltung passt.
Leitfaden: 6 Tipps zur Erstellung einer wirkungsvollen Setlist
🚨Sich darauf einlassen, ohne nachzudenken kostenlos zu spielen
In der Szene kann es schlecht angesehen sein, ohne Gage aufzutreten. Manche Musiker lehnen kostenlose Konzerte ab, um den Markt nicht zu untergraben. Bevor Sie zusagen, sollten Sie das Für und Wider sorgfältig abwägen.
🚨Die Logistik unterschätzen
Ohne Auto und mit einem Verstärker unter dem Arm am anderen Ende der Stadt auftreten? Das ist nicht ganz einfach.Plant eure Anreise und prüft vor dem großen Tag, wie viel Platz auf der Bühne zur Verfügung steht.
🚨Planen Sie keinen Plan B für den Außenbereich ein
Ein Konzert im Regen ist ein Albtraum (sowohl für das Publikum als auch für die Ausrüstung). Sorgen Sie dafür, dass Siebei schlechtem Wetter einen Ausweichort haben.
Organisieren Sie ein Konzert? Mit Newzikkönnen Sie die Organisation vereinfachen und auf der Bühne ganz entspannt bleiben!
✅ Bereiten Sie Ihre Setlist im Voraus vor und greifen Sie ganz entspannt auf alle Ihre digitalen Noten zu.
✅ Fügen Sie Anmerkungen hinzu und teilen Sie Ihre Stücke mit Ihren Musikern, um eine perfekte Abstimmung zu gewährleisten.
✅ Importieren Sie Ihre Begleittracks, Videos und Notizen, damit Sie am Tag der Aufführung nichts vergessen.
✅ Spielen Sie ganz flüssig, ohne umblättern zu müssen und ohne den Faden des Konzerts zu verlieren.
✅ Nimm deine Darbietungen auf und füge sie deiner Bibliothek hinzu, um dein Spiel nach dem Konzert zu analysieren und zu verbessern!
